Papierloses Buchen und digitale Belegverarbeitung

Die digitale Belegverarbeitung hat sich in kürzester Zeit einen beträchtlichen Platz in unserer Kanzlei und den Unternehmen erobert.

wesentliche Vorteile:

  • Kein physischer Transport von Belegen in die Kanzlei
  • Orts- und zeitunabhängige Verbuchung, da keine Papierbelege
  • Beschleunigter Buchungsvorgang durch Datenübergabe
  • Zeitnahe Verbuchung – damit auch Mahnwesen und Zahlungsverkehr möglich
  • Wesentlich aktuellere Auswertungen lieferbar
  • Ansehen Originalbeleg bei jeder Belegposition, sowohl in der Kanzlei als auch durch den Mandanten bei aktivierter WEB-Kommunikationsplattform BMD.COM

 So könnte eine papierlose Buchhaltung von Ihnen ablaufen:

  1. Eingangsrechnungen
    Die Eingangsrechnungen werden von Ihrem Sekretariat geöffnet, anschließend  vom Zuständigen im Hause geprüft, freigegeben und abschließend wieder im Sekretariat gesammelt. Falsche bzw. fehlerhafte Rechnungen werden gleich an die Lieferanten retourniert, mit der Bitte um Richtigstellung bzw. um Ausstellung einer Differenzgutschrift. Die freigegebenen Eingangsrechnungen werden dann einmal pro Woche gescannt, an unsere Kanzlei übermittelt und werden hier in elektronischer Form archiviert. Über die Webplattform BMD.Com können diese jederzeit von Ihnen abgerufen werden. (Näheres dazu im Punkt "Online Auswertungen"). 
  2. Ausgangsrechnungen
    Diese werden unternehmensintern erstellt und ebenfalls einmal pro Woche an unsere Kanzlei übermittelt.
  3. Banken
    Sie sorgen dafür, dass wir bei Ihrer Bank einen „Online-Zugriff“ auf sämtliche Bankkonten erhalten. Dieser Zugriff wird ohne Verfügerrechte eingeräumt. Das heißt,  unsere Mitarbeiter können die Bankauszüge selbst ausdrucken bzw. Details abfragen, "Verbuchungsdateien" herunterladen, ohne bei Ihnen ständig rückfragen zu müssen. Wir haben jedoch keine Rechte, um Überweisungen durchführen zu können (ausser Sie beauftragen uns auch damit, z.B. für Löhne und Gehälter).
  4. Kassabuch
    Über die Webplattform BMD.Com werden die Kassabuchungen, die nach einer Einschulung durch unsere Mitarbeiter einfach zu erfassen sind, im Unternehmen selbst eingegeben.

Der Ablauf bei uns in der Kanzlei ist dann der folgende:

Unsere Mitarbeiter erfassen einmal pro Woche sämtliche Rechnungen papierlos. Die eingescannten Dokumente werden automatisiert der jeweiligen Buchung zugeordnet. Anschließend erstellt unser Mitarbeiter mit BMD einen Zahlungsvorschlag, der aus den OP automatisch generiert wird. Die notwendigen Informationen (Zahlungsziel, Zahlungskonditionen, Bankverbindungen, etc.) sind beim jeweiligen Lieferantenkonto hinterlegt. Bei jenen Lieferanten, die einen Einziehungsauftrag haben, wird einfach eine Zahlungssperre hinterlegt, um eine „Doppelüberweisung“ zu vermeiden. Der Zahlungsvorschlag samt Überweisungsdatei wird anschließend an Sie übermittelt, von ihm ins Bankprogramm importiert und abschließend durch Eingabe eines TANs freigegeben. Sie ersparen sich dadurch die Eingabe sämtlicher Überweisungen ins Bankprogramm, was eine beeindruckende Zeitersparnis zur Folge hat. Jeder, der selbst einmal zehn Überweisungen hintereinander im Bankprogramm erfasst hat, weiß, wie mühsam diese Arbeit sein kann. Selbst wenn man viele „Vorlagen“ im Bankprogramm hinterlegt hat, muss man immer noch die Rechnungsnummer, den Betrag und den Überweisungszeitpunkt ändern. Diese Arbeitsschritte fallen in Summe bei der eben angeführten Lösung weg.

Die Vorteile liegen jedoch nicht nur auf der Klientenseite, sondern auch bei uns. Durch Überweisung der Eingangsrechnungen mittels BMD-Zahlungsverkehr kann im Anschluss die automatische Verbuchung der Zahlung gestartet werden. Sämtliche Lieferanten werden automatisch ausgeziffert und ein allfälliger Skonto auf das hinterlegte Konto ausgebucht. Das Prinzip „ohne Beleg - keine Buchung“ wurde in diesem Fall zu „ohne Scan - keine Zahlung“ umgewandelt. Auf diese Weise ist eine lückenlose Nachverfolgung des gesamten Geschäftsfalls von der Zahlung bis zur Eingangsrechnung und umgekehrt möglich.

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