Durch die neue Sachbezugswerte-VO ist es jetzt möglich, als Nutzungsgebühr für die Überlassung eines Fahrrads bzw. E-Fahrrads zur privaten Verwendung eine Lohn- bzw. Gehaltsreduktion zu vereinbaren. Die Reduktion der Bruttobezüge führt in weiterer Folge zu einer niedrigeren Bemessungsgrundlage bei Lohnsteuer- und Sozialversicherung.
In der VO wird klargestellt, dass für die Zurverfügungstellung von Fahrrädern und E-Bikes ein Sachbezugswert von € 0 anzusetzen ist, auch wenn diese im Rahmen einer befristeten oder unbefristeten Umwandlung überkollektiv gewährter Bruttobezüge überlassen werden. Außerdem stellt eine vereinbarte Reduktion der Bruttobezüge und damit in Verbindung stehende zusätzliche Gewährung eines Sachbezugs keine Bezugsverwendung dar.
Die Voraussetzungen für die Bezugsumwandlung sind, dass der Arbeitgeber das Dienstrad kauft oder least, das Bruttoentgelt des Arbeitnehmers sowohl vor als auch nach Reduktion über dem kollektivvertraglichen Mindestlohn liegt und eine schriftliche Dienstvertragsänderung über eine Verminderung des Bruttobezuges abgeschlossen wird.
Zu beachten ist, dass sich eine arbeitsrechtliche Reduktion des überkollektivvertraglichen Entgeltes grundsätzlich auch auf sonstige Ansprüche auswirkt (Sonderzahlungen, Urlaubsentgelt, Krankenentgelt, Mehrarbeits- bzw. Überstundenentlohnung, Ist-Lohnerhöhungen). Sollten Sonderzahlungen in der ursprünglichen Höhe ausgezahlt werden, ist das steuerrechtlich kein Problem, allerdings kann es zu Sechstelüberschreitungen kommen.
Kauft der Arbeitnehmer das Dienstrad am Ende des Leasingvertrages verbilligt, stellt dies einen geldwerten Vorteil dar, der in Höhe der Differenz zwischen dem Kaufpreis und dem um übliche Preisnachlässe verminderten Endpreis am Abgabeort anzusetzen ist. Alternativ kann auch der steuerliche Buchwert abzüglich eines pauschalen Abschlages von 20% zuzüglich 20% Umsatzsteuer herangezogen werden, wobei bei (Elektro-)Fahrrädern eine Nutzungsdauer von 5 Jahren angenommen wird.